Les 10 étapes de la méthode d’organisation Zen To Done

Zen To Done ou ZTD est une technique d’organisation rassemblée en 10 étapes. Cette méthode de Léo Babauta vise à mieux être organisé et discipliné dans l’accomplissement de ses tâches. Voici un condensé des 10 étapes de ZTD pour vous donner une idée ce que c’est que.

Collecter

Servez vous d’un carnet de notes pour transcrire vos tâches, idées ou données qui vous passent par la tête. Privilégiez un petit bloc note pratique et transportable. Le carnet de note intégré à votre téléphone peut aussi très bien vous être utile.

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Misez tout simplement sur la simplicité en choisissant le type du support sur lequel vous allez écrire. Une fois chez vous ou sur votre lieu de travail, prenez la peine d’inscrire ces notes sur la liste des choses à faire.

Traiter

Cette étape consiste à exploiter minutieusement les boîtes de réception de vos mails, courrier et carnet de notes. Consultez ces boîtes de réception une fois par jour au minimum. Cela évite d’accumuler trop d’informations et de finir par se sentir submerger.

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Mettez rapidement les actions qu’il faut mettre en place pour chaque information de la boîte de réception. Vous pourrez aussi vous débarrasser des tâches inutiles ou déléguez celles qui vous prennent du temps.

Planifier

Chaque semaine répertoriez les tâches urgentes et importantes que vous aimeriez faire. Planifiez-les en les notant en tête de liste. Ensuite, vous allez répartir ces différentes tâches sur les jours de la semaine.

1 à 3 tâches importantes par jour et veillez bien les accomplir dans un délai très court durant la journée. Ainsi, vous serez rassuré et préparé à en réaliser d’autres.

Agir

Accomplir une tâche à la fois. Sélectionnez une activité et mettez y toute votre énergie pour la réaliser. Ensuite, faites preuve de concentration tout le long de son accomplissement.

S’il le faut, utilisez une minuterie, ne vous obligez pas à être multitâche.

Adopter un système simple

Des listes simples et compréhensibles pour chaque chose à faire. Ces listes doivent être continuellement vérifiées et si nécessaire chaque jour. N’essayez pas de compliquer la technique ni le système mis en place en vous servant d’autres outils.

Tout ce dont vous avez besoin, c’est une liste pour chaque tâche et une autre pour vos idées ou projets.

Ranger

Rangez chaque chose à sa place. Pensez à aérer votre espace de travail, de même que votre habitat. Cela va permettre de mettre de l’ordre sur votre bureau, mais aussi vous donner un cadre de vie sain.

Le rangement est aussi bénéfique pour votre esprit, car il favorise la concentration. Faites le régulièrement !

Réviser

Chaque semaine revoyez votre système et vos objectifs. Pendant la revue, examinez vos avancées et faites une analyse des progrès déjà accomplis.

Ensuite, pour la semaine suivante mettez en place les actions qui vont vous permettre de continuer sur cette lancée. Comme pour les revues hebdomadaires, les bilans mensuels aussi ont leur importance.

Simplifier

La notion de simplicité revient encore une fois. C’est maintenant le moment où vous allez trier l’essentiel de vos écrits. Définissez les priorités en vous basant sur l’urgence et l’importance des tâches à faire.

Chaque fois que vous faites le bilan de vos activités, rassurez-vous que celui-ci est en parfaite concordance avec les objectifs fixés pour l’année.

Avoir des routines

Les routines permettent d’avoir une idée claire des choses à faire et des tâches à accomplir. Voici un exemple d’habitude matinal : consulter l’agenda, revoir ses listes de tâches urgentes, connaître les tâches à faire pendant la journée.

Une routine du soir serait plutôt pour passer en revue les choses déjà accomplies et celles qui restent à faire. Sans compter que le soir vous pourrez également traiter les informations de vos boîtes de réception.

Après cela, la routine du soir va vous permettre de lister les tâches du jour suivant. Pour finir, l’organisation est à faire en fonction de vos besoins et de vos objectifs.

Trouver sa passion

Faites un travail qui vous passionne. Si le travail que vous accomplissez au quotidien vous passionne, votre esprit n’aura pas le temps de s’ennuyer. Sans parler du fait qu’il vous sera difficile de procrastiner. Avec un travail passionnant, les listes de tâches ne pourront en aucun cas être pénibles à exécuter.

Alors partez donc à la recherche de votre passion et faites un point sur vos atouts. Vous devez être en mesure de savoir si votre passion peut vous servir de plan de carrière. Autorisez vous à faire une chose que vous aimez.

Evaluer sa progression

Une fois que vous avez mis en place votre nouvelle routine et organisé votre vie, il faut prendre le temps d’évaluer régulièrement votre progression. Cela vous permettra de voir si les changements que vous avez effectués ont eu un impact positif sur votre vie.

Pour évaluer vos progrès, prenez le temps de réfléchir aux différents aspects de votre vie qui ont été affectés par ces changements. Par exemple, notez si vous êtes plus productif au travail ou si vous passez plus de temps avec vos proches.

Si certains objectifs n’ont pas encore été atteints, ne paniquez pas ! Prenez simplement le temps d’analyser ce qui a pu empêcher leur réalisation et trouvez des solutions pour y remédier.

Les outils dont nous avons déjà parlé peuvent être très utiles dans cette phase d’évaluation. Gardez une trace écrite ou numérique de vos réalisations passées afin d’avoir une idée concrète du chemin parcouru.

Trouver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle

Trouver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle est essentiel pour mener une vie épanouissante. Effectivement, si l’une de ces deux sphères prend le dessus sur l’autre, cela peut entraîner du stress et des tensions.

Pour éviter cela, vous devez définir clairement les moments où vous êtes disponible pour votre travail et ceux où vous êtes consacré à votre vie personnelle. Cela peut signifier que vous devez fermer votre ordinateur après une certaine heure ou ne pas répondre aux e-mails en dehors de vos heures de bureau.

Vous devez identifier les activités qui sont importantes pour vous en dehors du travail et y consacrer suffisamment de temps chaque semaine. Que ce soit la pratique d’un sport ou d’un art, passer du temps avec vos proches ou simplement prendre soin de vous-même, ces moments peuvent être bénéfiques pour votre bien-être personnel.

L’utilisation d’une liste des tâches quotidienne peut aussi être utile dans cette optique. Planifiez vos journées en incluant les tâches liées au travail ainsi qu’à vos activités personnelles prévues dans la journée. De cette façon, vous pouvez gérer votre temps plus efficacement tout en gardant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

N’oubliez pas que trouver cet équilibre parfait n’est pas facile et doit être considéré comme un processus continu plutôt qu’un objectif final. Soyez patient avec vous-même et mettez en place des changements progressifs afin que cela devienne une habitude durable plutôt qu’une simple résolution temporaire.